Wyjeżdżający wypełnia właściwy wniosek wyjazdowy, w którym określa cel wyjazdu wraz z krótkim uzasadnieniem lub załącza zaproszenie albo inny dokument potwierdzający uzasadnienie wyjazdu.
WNIOSEK WYJAZDOWY – polecenie służbowe
WNIOSEK WYJAZDOWY – polecenie służbowe
WNIOSEK WYJAZDOWY – skierowanie
WNIOSEK WYJAZDOWY – skierowanie
Nie później niż w terminie 14 dni przed datą planowanego wyjazdu zagranicznego lub odpowiednio wcześniej jeżeli wyjazd dotyczy kraju, w którym obowiązują procedury wizowe lub konieczność uzyskania innych pozwoleń na wyjazd wniosek wyjazdowy należy złożyć w DRKNiWM.
Jeżeli Uczelnia musi dokonać wcześniejszych opłat wniosek należy złożyć w DRKNiWM najpóźniej na dwa tygodnie przed terminem dokonania stosownych opłat.
Wnioski wyjazdowe:
- pracowników – akceptuje właściwy Prorektor, a zatwierdza Rektor,
- studentów – akceptuje właściwy Dziekan, a zatwierdza Prorektor ds. Studenckich i Dydaktyki,
- doktorantów – akceptuje odpowiednio kierownik studiów doktoranckich lub Dyrektor Szkoły Doktorskiej, a zatwierdza Prorektor ds. Nauki i Rozwoju.
Wyjeżdżający, po uzyskaniu zgody na wyjazd za granicę otrzymuje zaliczkę na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju:
- w walucie obcej, przelewem na wskazany przez siebie walutowy rachunek bankowy lub w gotówce, w kasie banku współpracującego z Uczelnią, po uprzednim poinformowaniu o tym pracownika DRKNiWM,
- za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.
Zakup biletów oraz uiszczenie przez Wyjeżdżającego opłat związanych z wyjazdem zagranicznym następuje po zatwierdzeniu wniosku wyjazdowego.
Pracownicy, studenci i doktoranci zobowiązani są nabywać bilety lotnicze za pośrednictwem dostawcy, z którym Politechnika Świętokrzyska zawarła umowę.
OSOBISTE OBOWIĄZKI: Wyjeżdżający zobowiązany jest na własny koszt:
- dokonać formalności wizowych,
- wykupić ubezpieczenie kosztów leczenia i następstw nieszczęśliwych wypadków.
Kopie dokumentów potwierdzających ubezpieczenie wraz z dowodem uiszczenia opłaty należy przed wyjazdem dołączyć do dokumentacji wyjazdowej przechowywanej przez DRKNiWM.
UWAGA – WYJAZD NA KONFERENCJĘ !
Wyjazd na konferencję następuje wyłącznie w celu wygłoszenia referatu. Do wniosku należy załączyć:
- abstrakt lub wydruk artykułu naukowego,
- potwierdzenie przyjęcia artykułu naukowego na konferencję.
Wyjazd na konferencję wymaga akceptacji Dyrektora naukowego dyscypliny. W przypadku współautorstwa artykułu naukowego przyjętego do wygłoszenia na konferencji, zgodę na wyjazd służbowy otrzymuje tylko jeden ze współautorów.
Wyjazd służbowy na konferencję obejmuje okres trwania konferencji oraz najkrótszy czas dojazdu, tj. bezpośrednio przed konferencją i po konferencji.
Potwierdzenie przyjęcia artykułu na konferencję
Potwierdzenie przyjęcia artykułu na konferencję
PRZYSŁUGUJĄCE NALEŻNOŚCI ORAZ FINANSOWANIE WYJAZDU
WYJAZDY NA PODSTAWIE POLECENIA SŁUŻBOWEGO – Pracownicy PŚk mają prawo do należności określonych w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej
z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167 ze zm.)
We wniosku należy sporządzić kalkulację kosztów (w oparciu o Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r., zmieniające rozporządzenie
w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej) oraz wskazać źródło finansowania wyjazdu wraz z potwierdzeniem zabezpieczenia środków przez dysponenta tych środków.
Stawki dotyczące wysokości diety za dobę podróży zagranicznej oraz limitu za nocleg w poszczególnych państwach zostały określone w Załączniku do Rozporządzenia.
Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej oraz limitu na nocleg
Finansowanie zewnętrzne – wysokość wypłacanych diet wynika z kwot określonych
w budżecie projektu. Przepisy Rozporządzenia stosuje się posiłkowo do zasad rozliczenia podróży w przypadku gdy budżet projektu, lub szczególne Zarządzenia Rektora nie określają zasad takich rozliczeń.
WYJAZDY NA PODSTAWIE SKIEROWANIA
Nauczyciel akademicki – otrzymuje urlop naukowy na czas skierowania za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych.
- skierowanie za granicę na okres dłuższy niż 1 miesiąc – do wniosku wyjazdowego należy dołączyć podanie o udzielenie urlopu naukowego wraz z uzasadnieniem, zaopiniowane przez Dziekana wydziału i Dyrektora właściwej dyscypliny naukowej,
- skierowanie za granicę na okres dłuższy niż 3 miesiące – Dziekan może zwrócić się do Rady Wydziału z wnioskiem o zaopiniowanie podania nauczyciela akademickiego.
UWAGA – Finansowanie jest możliwe tylko przez okres nie dłuższy niż 3 miesiące. Wyjątek stanowią wyjazdy realizowane w ramach projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych.
Pracownik niebędący nauczycielem akademickim:
- wyjazd do 30 dni kalendarzowych w ciągu roku kalendarzowego – zwolnienie z obowiązku wykonywania pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia na czas skierowania,
- wyjazd powyżej 30 dni kalendarzowych w ciągu roku kalendarzowego – odbycie lub kontynuowanie wyjazdu zagranicznego w ramach uzyskanego urlopu bezpłatnego w rozumieniu art. 174 Kodeksu pracy.
Student i doktorant Uczelni oraz osoba niebędąca pracownikiem Uczelni – wyjazd na podstawie skierowania po zawarciu Umowy określającej warunki realizacji wyjazdu zagranicznego.
Na okres realizacji wyjazdu zagranicznego studentowi i doktorantowi przysługuje zwolnienie z uczestnictwa w zajęciach dydaktycznych, przy jednoczesnym zachowaniu statusu studenta lub uczestnika studiów doktoranckich.
WAŻNE!
W uzasadnionych przypadkach, pod warunkiem jednoczesnego wskazania źródła finasowania i uzyskania zgody dysponenta tych środków, Wyjeżdżający na podstawie skierowania może otrzymać zwrot kosztów podróży i utrzymania.
FINANSOWANIE WYJAZDU ZE ŹRÓDEŁ ZEWNĘTRZNYCH
Wyjazd na podstawie skierowania może być finansowany lub współfinansowany z funduszy zewnętrznych, w tym krajowych, strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych.
Do wyjazdów realizowanych w ramach projektów i programów stosuje się zasady, stawki i limity wynikające z regulaminów obowiązujących w tych projektach i programach.
Podróże niemające charakteru podróży służbowej, odbywające się na zasadzie skierowania, mogą być finansowane z zewnętrznych źródeł finansowych, albo środków Uczelni, jednakże
w obu przypadkach tylko i wyłącznie pod warunkiem uzyskania zgody ich dysponenta. Podróż może być sfinansowana ze środków własnych wyjeżdżającego.
PO PRZYJEŹDZIE
Wyjeżdżający dokonuje rozliczenia kosztów wyjazdu zagranicznego w DRKNiWM w ciągu 14 dni od dnia jego zakończenia na podstawie faktur potwierdzających poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet i wydatków objętych ryczałtami.
Obowiązuje zakaz podwójnego finansowania tych samych wydatków.
Nie jest dopuszczalne finansowanie tego samego świadczenia z różnych tytułów, różnych podstaw prawnych lub w różnych formach.
Szczegółowe informacje dotyczące wyjazdów zagranicznych znajdują się w Regulaminie wyjazdów zagranicznych.